Архив – это совокупность принадлежащих государству документов, имеющих политическое, народнохозяйственное, научное, социально-культурное и историческое значение.
Его документы являются общим достоянием народа, в них отражены трудовая деятельность, история нашего народа, этапы становления и развития районов Заволжского края, Родины - об этом должен каждый из нас помнить и преумножать Архивное дело.
История образования архивного отдела администрации Старополтавского района, его деятельность непосредственно связаны с архивами Волгоградской области, города-героя Царицына, Сталинграда, Волгограда но путь его образования, рождения начинается с создания Трудовой коммуны области немцев Поволжья, В октябре 1918 года Поволжский комиссариат провел I и II съезды Советов депутатов немецких колоний и на основании декрета Совета народных комиссаров "О немецких колониях Поволжья", подписанного В.И. Дениным, была провозглашена Трудовая Коммуна области немцев Поволжья со столицей г. Марксштадт (Катариненштадт, Екатериноград, Баронск), в настоящее время г. Маркс Саратовской области. Но Марксштадт оказался неудобным для центра территориально разорванной автономии не только по своему местонахождению относительно территорий, вошедших в Коммуну, но и из-за отсутствия железной дороги.
Весь этот узел проблем не только не способствовал быстрейшему становлению автономии, но и откладывал решение вопроса о создании областного архива, жизненно необходимого для сохранения документов по истории колонизации Поволжья и вновь созданной автономии.
Проблемы были разрешены декретом ВЦИК от 22 июня 1922 года. "Об изменениях в составе Трудовой Коммуны области немцев Поволжья", которым область была округлена путем присоединения города Покровска, украинских, эстонских и татарских сел, лежащих между немецкими селами или граничащих с ними, Столицей Трудовой Коммуны области немцев Поволжья становится г. Покровск (с октября 1931 г. и по настоящее время г. Энгельс Саратовской области).
В феврале 1923 года отдел управления облиспокома обратился в Центральный архив ВЦИКА с просьбой выслать инструктивный материал, необходимый для организации областного архива. Управление Центрархива выделило средства на содержание двух сотрудников архивного Бюро области немцев Поволжья, считая, что архив должен стать "организацией с собственной инициативой для сбора и концентрации дел как учреждений и организаций Советской власти, так и дореволюционных".
Свою лепту в организацию областного архива внесли работники Представительства области немцев Поволжья при Наркомате по делам национальностей. Судьбу будущего архива интересовало и Саратовскую губернию, в которую, хоть и недолго, входил Покровский уезд. Саратовцев беспокоило гибель от пожара документов Покровского волостного правления и части дел о Пугачевском восстании.
В марте 1923 года Президиум исполкома области немцев Поволжья признал "организацию облархива необходимой", но относительно кандидата в заведующие решил "иметь суждение особо". В чем же заключалось особое суждение? Президиум считал необходимым во главе архива поставить компетентного человека, специалиста в области архивного дела и одновременно знающего немецкий язык.
12 июля 1923 года облисполком направил во все контонные исполнительные комитеты письмо с просьбой принять срочные меры к недопущению утраты архивных документов бывших волостных правлений, сельских сходов, собрать их и впредь до дальнейшего распоряжения сдать на хранение государственным административным органам. Этим же письмом предписывалось изъять архивные дела у всех без исключения учреждений. Заканчивалось письмо строгим предупреждением: "лиц замеченных в растаскивании и хищении архивных фондов, придавать суду немедленно".
Готовил данный документ Михаил Федорович Пискунов. Он окончил Харьковский университет, работал в архивах Министерства Иностранных дел, юстиции, Главного военного штаба по составлению Войска Донского. Основному требованию - быть компетентным - данная кандидатура соответствовала, а второму требованию - знать немецкий язык - не отвечал. Поэтому он был назначен временно исполняющим обязанности заведующего областным архивом немцев Повольжья. М.Ф. Пискунов был первым организатором архивной службы Трудовой Коммуны области немцев Поволжья. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 19 декабря 1923 года она была преобразована в АССР немцев Поволжья. Он явился организатором архивной службы в кантонах, архивов на предприятиях, в учреждениях; поставил вопрос финансирования штатов, создания научно-справочной библиотеки, транспорта. М.Ф. Пискунов предложил работникам будущего архива сплотить вокруг себя всех, кому дорого прошлое родного края, коллективным трудом собрать, изучать и "обнародовать исторический материал, ввести в школах урок "родиноведение". М.Ф. Пискунов утверждал, что с прошлым тесно связано настоящее и при "надлежащем освещении прошлого явится вполне понятным и легко объяснимым настоящее".
М.Ф. Пискунов ушел с данной работы в феврале 1927 года. Архивы кантисполкомов стали создаваться в 1923-1925 гг. Образование и ведение архивного дела в основном возлагалось на работников кантисполкомов (секретарей) и заведующих ЗАГСов. Так было и в Старополтавском районе.
Вот выписка (архивная) из протокола от 28.06.1926 № 31 заседания президиума Старополтавского кантонного исполкома АССР немцев Поволжья:
СЛУШАЛИ: отношение Центрархива от 28.04.1926 № 408 "О выделении штатного кантархивариуса".
ПОСТАНОВИЛИ: в целях экономии средств президиум считает невозможным выделить отдельную штатную единицу архивариуса, тем более, что заведующий кантонным ЗАГСом справляется с этой работой по совместительству и в этом направлении необходимо увеличить зарплату заведующему ЗАГСом с нового бюджетного года.
Председатель: Дмитриенко
Секретарь: Андреев
Выписка из протокола от 31.05.1927 № 11 заседания президиума Старополтавского кантисполкома АССР немцев Поволжья:
СЛУШАЛИ: циркуляр Центрархива АССР немцев Поволжья № 283 "О даче соображений по вопросу об организации районных архивов, вместо имеющихся кантонных центрархивов". Президиум КИК подробно ознакомившись с Вашим циркуляром и всесторонне обсудив данный вопрос, находит организацию районных архивов целесообразным и не против - г. Красный Кут для Старополтавского кантона - не возражает.
Председатель: Маус
Секретарь: Юнг
Штатное расписание Старополтавского кантисполкома на 1927-1928 бюджетный год:
Заведующий кант ЗАГСом по совместительству архивариуса утвердить: разряд 25; 8 рублей 40 копеек в месяц, в год - 100 рублей 08 копеек.
В 1934 году штатное расписание должность кантархивариуса, приводим выписку.
Структура и штатное расписание Старополтавского кантисполкома на 1934 год:
Таким образом, становление архива как отдела приходится на 1934 г. В 1935 г. (январь) образовываются район Гмелинский, Иловатский, в которых также образовываются районные архивы.
В 1950 году в связи с ликвидацией Гмелинского района с передачей его территории в Старополтавский район объединяются и архивы. До настоящего времени на хранении имеются определенная часть документов организаций Гмелинского района - Гмелинской нефтебазы, Гмелинского заготзерна, Гмелинского маслозавода, Гмелинской кинофикации, Гмелинского уполмингаза, Гмелинского и Водянского сельпо и других.
В 1963 году Старополтавский район в связи с укрупнением районов в Волгоградской области, входит в состав Палласовского района, а Иловатский - в состав Николаевского района. В связи с этим реорганизуются и архивы районов.
В марте 1964 года в Волгоградской области образовываются новые районы в том числе Старополтавский район за счет территории Старополтавского, Гмелинского и Иловатского районов Образуется и Старополтавский районный архив.
В связи с такими территориальными и административными делениями много документов утрачено, потеряно, пришло в негодность, не было оформлено своевременно. С начала образования архивов определялся штат и помещения. Архив района размещался в здании старого кинотеатра (деревянная пристройка), подвальном помещении районного отдела милиции, с 1965-1996 г.г. в здании СЭС (Дом охраны природы), а с 1997 года по настоящее время в здании налоговой инспекции. Архив размещается в 2-х комнатах: рабочей и архивохранилище. Комнаты отвечают требованиям хранения документов и работы с ними. Но архивохранилище переполнено в 2,5 раза. Большая часть документов по этой причине хранится в ведомственных архивах организаций, предприятий, коллективных хозяйств. Партийные, комсомольские архивы и архивы других общественных организаций хранятся в областных архивах. Задача состоит в том, чтобы в районе образовать районный объединённый архив, сконцентрировать в нём документы всех районных организаций, коллективных хозяйств, акционерных и документов личного происхождения.
Установить лиц, ответственных работников за организацию архивного дела от истоков его образования в районах пока не предоставляется возможным, но некоторые данные есть.
С момента их образования в кантонах (районах) за ведение архивного дела по совместительству отвечали, организовывали и вели его секретари кантонных (районных) исполнительных комитетов, заведующие ЗАГСов, и другие ответственные работники.
С 1934 года была введена штатная единица - кантонный (районный) архивариус.
Старополтавский архив в начале 1950 года возглавлял Нацвин Александр Васильевич, в 1953-1954 годах - Коломак Антонина Степановна, с 1954 по 1963 год - Шпак Раиса Андреевна.
В мае 1964 года с образованием Старополтавского района архив возглавила Журавлёва Антонина Харитоновна, которая внесла значительный вклад в организацию архива и обеспечение хранения документов.
В дальнейшем развитием архивного дела в районе занимался Баранов Николай Васильевич, который работал в архиве с 1981 года по 1997 год. В 1997 году заведующей архивом была Думенко Таиса Александровна, с декабря 1997 года по 2000 год в архиве работал Грищенко Николай Кириллович и специалист Торяникова Эльмира Хайдеровна, в 2003 году единицу специалиста сокращают, несмотря на увеличение количества поступающих на хранение документов. С 2000 года и по настоящее время архивный отдел района возглавляет ведущий специалист Юдина Татьяна Ивановна. В архивах организаций- источников комплектования архива за ведение архивного дела закреплены ответственные лица.
Архивный отдел руководствуется в своей работе "Примерным Положением об архиве государственного учреждения, организации, предприятия", Федеральным Законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Волгоградской области "Об архивном деле в Волгоградской области" и "Основными правилами работы архивов". В архиве хранятся документы постоянного хранения и по личному составу 184 фондов в количестве 17945 дел. Архивохранилище загружено на 170 %, в связи с поступлением большого количества документов по личному составу необходимо расширение площади архивохранилищ. В архиве хранятся часть документов Героя Советского Союза Губарева Григория Мироновича - жителя с. Харьковка, Героя Соцтруда Чулкова Александра Фёдоровича - лётчика Волгоградского аэропорта, уроженца села Иловатка. Материалы общественных музеев Гмелинской, Колышкинской, Салтовской средних общеобразовательных школ. Архивный отдел участвует в жизни района: подбираются тематические материалы для различных районных мероприятий, для публикаций в районной газете своевременно и в полной мере исполняются социально правовые запросы граждан и организаций, архив взаимодействует с Управлением Пенсионного Фонда и Территориальным Управлением по социальной защите населения.
Сохранность архивных документов - одна из важнейших функций архива.
История архивов - это путь их преобразования в научные учреждения, формирующие историческую ретроспективу, как важнейший фактор социальной памяти общества.
Сотрудниками архивного отдела в рамках утвержденных административных регламентов осуществляется исполнение 3-х государственных и 4-х муниципальных функций в области архивного дела.
Если сравнивать с 2011 годом, то сегодня более чем в 4 раза выросли следующие показатели: количество граждан, обратившихся в архив лично, количество выданных для исследования дел и количество граждан, работающих с документами в читальном зале архива.
Динамика запросов граждан показывает, что только за 1 квартал 2014 года общее количество запросов, практически сравнялось с 2011 годом, сделав это направление использования архивных документов основным.
Если рассмотреть распределение запросов по категориям, то 55,6% от общего количества занимают запросы о заработной плате, 37,8% - о стаже работы, 3,4% - о земельных отношениях, 3,2% – имущественные отношения и прочее.
Каких-то 10 лет назад, когда, казалось, и населения в районе было явно больше, выдавалось в 16 раз меньше архивных справок, чем сейчас.